Cloud-Technologie als Mega-Trend im Büro von morgen?

Cloud-Technologie als Mega-Trend im Büro von morgen

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Die Welt befindet sich durch die Digitalisierung im Wandel, das zeigt sich auch sehr deutlich im Bereich der Telekommunikation. So ist beispielsweise die Telefonie über ISDN, was vormals als Standard galt, längst von der Telefonie über das Internet abgelöst worden, so dass VoIP im Zuge des Wandels inzwischen zur Standardanwendung geworden ist.

Daher darf wohl zu Recht davon ausgegangen werden, dass in der Telekommunikationswelt weitere große Veränderungen unmittelbar bevorstehen. Hier geht es um eine neue Art von Telefonanlage, die Rede ist hier von der Cloud-Technologie.

Die Funktionsweise der Cloud-Telefonie

Die Cloud-Technologie erfolgt Software basiert. Bereitgestellt wird diese virtuelle Lösung über einen herkömmlichen Internetanschluss. Entweder wird die Cloud-Technologie über eine Desktop-Anwendungen bereitgestellt oder über Apps betrieben.

Gerade die Cloud Telefonanlage birgt für Unternehmen eine ganze Reihe verschiedener Vorteile. Dazu zählen unter anderem die sehr große Skalierbarkeit, die hohe Flexibilität und vor allem der große Funktionsumfang. Hinzu kommt, dass eine Cloud Telefonanlage auch noch die nahtlose Vernetzung von Festnetz und Mobilfunk ermöglicht. Zudem sind Cloud Telefonanlagen für die Unternehmen häufig eine kostengünstige und sehr sichere Lösung.

Kurze Reaktionszeiten und große Flexibilität

Aufgrund der enormen Skalierbarkeit bieten Cloud Telefonanlagen den Unternehmen eine sehr hohe Flexibilität. Gerade bei Personalveränderungen bieten sie die Möglichkeit, extrem schnell zu reagieren. Über die verwendete Software können binnen kürzester Zeit neue Rufnummern entweder eingerichtet oder gelöscht werden.

Während man es bei herkömmlichen Telefonanlagen gewohnt ist, dass sämtliche Änderungen durch einen Systemtechniker vorgenommen werden müssen, ist das bei einer Cloud Telefonanlage nicht mehr länger notwendig. Zudem ist auch der Kauf neuer Anlagenmodule nicht mehr notwendig.

Gerade wenn Unternehmen kurzfristige reagieren müssen, weil sie zum Beispiel mit Freelancern zusammenarbeiten, ermöglicht die Cloud-Technologie einen einfachen und sehr schnellen Zugang für die Mitarbeiter.

Im Falle einer Verlegung des Firmensitzes, oder falls ein neuer Standort angebunden werden muss, bietet die Cloud Telefonanlage extrem schnelle und leicht umsetzbare Möglichkeiten.

Hinzu kommt noch, dass die Cloud jedem Mitarbeiter die standortübergreifende und ortsunabhängige Nutzung der Telefonanlage ermöglicht und die Mitarbeiter auch über ihre Festnetznummer auf dem Smartphone erreichbar sind. Damit ist die größtmögliche Unabhängigkeit und Flexibilität gewährleistet. Es spielt dank der Cloud Technologie nämlich überhaupt keine Rolle mehr, ob sich der Mitarbeiter gerade im Büro, im Home Office, im Auto oder an einem x-beliebigen anderen Ort aufhält.

Problemlose Rufnummernmitnahme

Darüber hinaus ist es problemlos möglich, bei der Umstellung auf eine Telefonanlage die bereits vorhandene Telefonnummer mitzunehmen.

Das Telekommunikationsgesetz (TKG) gestattet Nutzern die Mitnahme ihrer Rufnummer bei einem Wechsel zu einem neuen Telefonanbieter. Gleichermaßen gilt diese Rufnummernmitnahme auch bei der Portierung vom Telefonnetz in das Internet.

Damit dies auch bei der Cloud Telefonie möglich ist, haben die meisten Internet-Telefonanlagen Anbieter Verträge mit den Telekomunternehmen abgeschlossen. Ebenso ist auch eine Portierung von Rufnummern zwischen zwei Cloud Telefonanlagen-Anbietern problemlos möglich. Jedoch besteht ein solcher Anspruch auf eine Rufnummernmitnahme nur im Falle eines Anbieterwechsels.

Schnelle Vernetzung von Festnetz und Mobilfunk

Vor allem die nahtlose Integration von Festnetz und Mobilfunk in einer Nebenstelle ist bei der Cloud Technologie besonders erwähnenswert. Hier ist die sonst übliche Trennung zwischen Festnetz und Mobilfunk, wie man es von der herkömmlichen Telefonie kennt, aufgelöst.

Daraus resultiert sowohl für die Unternehmen als auch für deren Mitarbeiter der Vorteil, dass nun auf Smartphone sowohl mit der Mobilfunknummer als auch mit der Festnetznummer die Erreichbarkeit gewährleistet ist. Das macht eine sonst übliche Weiterleitung überflüssig. Außerdem bietet die Cloud Telefonanlage auch die Entscheidungsfreiheit hinsichtlich der Telefone. Es ist hier möglich, das Festnetz und das Smartphone gleichzeitig klingeln zu lassen.

Zudem ermöglich eine weitere Funktion die Weiterleitung eingehender Gespräche per Durchwahl an Kollegen. Hinzu kommt auch noch, dass bei vielen Telefonanlagen Anbieter die Gespräche unter Kollegen unabhängig vom gewählten Gerät kostenlos sind.

Die Anbindung verschiedener Standorte in der Cloud Telefonie

Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten ist die Frage der Telefon-Infrastruktur ein sehr wichtiger Faktor. Zudem wird diese Anbindung in Zeiten, wo das Home Office immer mehr an Bedeutung zunimmt, immer wichtiger.

Sämtliche Nebenstellen des Unternehmens werden durch die Cloud-Telefonanlagen über das Internet verbunden. Geht es also um die Anbindung unterschiedlicher Standorte und Arbeitsplätze, so bietet die Cloud-Technologie eine ideale Option. Im Webbrowser lassen sich die Mitarbeiter einfach und flexibel über die Software verwaltet. Gültig ist das auch, wenn sich die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten befinden.

Auch die Tatsache, dass es jederzeit problemlos möglich ist, kurzfristig im Unternehmen beschäftigten Mitarbeitern eine interne Rufnummer des Unternehmens zuzuweisen, ist ein weiterer erheblicher Vorteil, den die Cloud-Technologie bietet.

Weitere Sonderfunktionen

Die Cloud-Technologie sorgt aber für weitere wichtige Sonderfunktionen, die die tägliche Nutzung erheblich erleichtern. Zu diesen Sonderfunktionen gehören beispielsweise der Dateiaustausch, Chat, Videotelefonie ebenso wie Konferenzen.

Deutlich wird hier, dass eine herkömmliche Telefonanlage mit diesem Funktionsumfang keinesfalls mithalten kann. Mehr als 100 Funktionen werden dem Nutzer der Cloud-Technologie hier bereitgestellt. Eine Cloud-Telefonanalage bietet beispielsweise als Standardfunktion das Hochladen von Wartemusik ebenso wie den Versand von Faxen mit dem Smartphone. Auch die Einrichtung von Warteschlangen und viele weitere Funktionen gehören hier zum Umfang der Sonderfunktionen.

Die Cloud-Telefonanlage lässt sich zudem bei Bedarf einfach und schnell erweitern und auch regelmäßige Updates und Erweiterungen des Funktionsumfangs von Telefonanlagen werden von den Anbietern zur Verfügung gestellt. Dazu ist aber keine Hardware notwendig.

Safety first

Die Sicherheit bei der Telefonie spielt inzwischen wegen der verstärkten Cyberkriminalität eine immer wichtigere Rolle. Auch die Cloud-Telefonanlage ist wie die herkömmliche ISDN-Anlage genauso gut geschützt und häufig dank der Sicherheitsarchitektur noch sehr viel besser abgesichert.

Sollte es einmal zu einem Internetausfall kommen, so bietet die Cloud-Telefonanlage einen weiteren und wichtigen Vorteil, denn auch in einem solchem Fall ist stets die Erreichbarkeit nach wie vor gewährleistet. Die App auf dem Smartphone ist hier als vollwertige Nebenstelle in die Telefonanlage integriert. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter über Mobilfunk weiterhin erreichbar bleiben.

Viele der vorgenannten Faktoren sprechen ohnehin für die Entscheidung zu einer Cloud-Telefonanlage, doch auch ein weiterer wichtiger Faktor, der keinesfalls aus dem Blick verloren werden sollte, ist die Tatsache, dass eine Cloud Telefonanlage darüber hinaus auch sehr kostengünstig ist.

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