O365 Sent Items shared

Gesendete Objekte auch in der Shared Mailbox

Exchange Online – Gesendete E-Mails als Kopie im freigegebenen Postfach

In der Standardeinstellung ist es so, das wenn man aus einem freigegebenen Postfach heraus auf eine E-Mail antwortet, landet diese Antwort-Mail im eigenen Ordner für “Gesendete Elemente“.

Das ist ungünstig. Somit wissen andere Mitglieder nicht, ob und was geantwortet wurde.

Damit die Antwort-Mails für alle Mitglieder einsehbar sind, muss folgendes im freigegebenen Postfach eingestellt werden. Das geht entweder über die GUI oder über die Powershell.

In diesem Fall zeige ich beide Möglichkeiten, gilt natürlich auch für on-Premise Lösungen.

Im Admin Center navigiert man zu den Eigenschaften des Postfachs und aktiviert je nach Fall einer der beiden Optionen:

Als dieses Postfach gesendete Elemente kopieren oder
Im Auftrag dieses Postfachs gesendete Elemente kopieren

freigegebenes Postfach

Über die Powershell lässt sich das wie folgt umsetzen.

Gesendete Objekte auch in der Shared Mailbox

Als erstes lassen wir uns die freigegebenen Postfächer anzeigen

Get-Mailbox -Filter {recipienttypedetails -eq “SharedMailbox”}

O365 verwalten gesendeter Elemente

Danach aktivieren wir die Option “Als dieses Postfach gesendete Elemente kopieren”

Set-Mailbox SMTPMailer -MessageCopyForSentAsEnabled $True

Set-Mailbox MessageCopyForSentAs

Das lässt sich mit diesem Befehl überprüfen

Get-Mailbox SMTPMailer | select MessageCopyForSentAsEnabled

Get-Mailbox MessageCopyForSentAs

Mit diesem Befehl aktivieren wir die Option “Im Auftrag dieses Postfachs gesendete Elemente kopieren”

Set-Mailbox SMTPMailer -MessageCopyForSendOnBehalf $True

Set-Mailbox MessageCopyForSendOnBehalf

Das lässt sich mit diesem Befehl überprüfen

Get-Mailbox SMTPMailer | select MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Get-Mailbox MessageCopyForSendOnBehalf

Im Ergebnis sind nun beide Optionen aktiviert.

Exchange Online - Gesendete E-Mails als Kopie im freigegebenen Postfach

Und das Team kann nun gemeinsam und transparent arbeiten.

outlook mail copy shared mailbox

Microsoft 365 MFA Report