Exchange Online: Das automatisch erweiterbare Archiv wächst auf 3 TB – was Administratoren wissen müssen

Ab Mitte Oktober verdoppelt Microsoft die Obergrenze des automatisch erweiterbaren Archivs in Exchange Online von 1,5 auf 3 TB pro Postfach. Klingt nach einer reinen Komfortänderung – betrifft aber nur bestimmte Lizenzen und wirft Fragen zu Aufbewahrung und Datenschutz auf.

Die Eckdaten

Hintergrund: Ein Versprechen mit Geschichte

2015 kündigte Microsoft ein „bodenloses“ Archiv an. In der Praxis setzt sich ein automatisch erweiterbares Archiv aus vielen Teilstücken auf unterschiedlichen Datenbanken zusammen – mit entsprechenden Betriebsproblemen. 2019 begrenzte Microsoft deshalb auf 1 TB, 2021 folgte die Anhebung auf 1,5 TB. Die neue Grenze von 3 TB ist die erste Erhöhung seit fünf Jahren.

Schritt 1: Status im eigenen Tenant

Connect-ExchangeOnline

# Ist Auto-Expanding auf Organisationsebene aktiv?
Get-OrganizationConfig | Select-Object AutoExpandingArchiveEnabled

# Postfächer mit Archiv und ihre Archivgröße (die größten zuerst)
Get-EXOMailbox -Archive -ResultSize Unlimited -Properties AutoExpandingArchiveEnabled |
    ForEach-Object {
        $s = Get-EXOMailboxStatistics -Identity $_.UserPrincipalName -Archive
        [pscustomobject]@{
            Benutzer      = $_.UserPrincipalName
            AutoExpanding = $_.AutoExpandingArchiveEnabled
            Archivgroesse = $s.TotalItemSize
        }
    } | Sort-Object { [int64]($_.Archivgroesse.ToString() -replace '.*\(([\d,]+) bytes\).*','$1' -replace ',','') } -Descending |
    Select-Object -First 25

Schritt 2: Auto-Expanding gezielt aktivieren

# Für einzelne Postfächer
Enable-Mailbox -Identity 'max.mustermann@firma.de' -AutoExpandingArchive

# Oder für die ganze Organisation
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive

Fallstricke

Mehr Platz heißt nicht mehr aufbewahren

Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e). Mehr Archivkapazität darf nicht dazu führen, dass personenbezogene Daten unbegrenzt liegen bleiben. Sinnvoll ist eine Kombination aus Archivrichtlinien (Verschieben ins Archiv nach z. B. zwei Jahren) und Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview, die steuerlich und handelsrechtlich geforderte Fristen abbilden – und danach löschen.

Compliance-Bezug

BSI APP.5.3 (Allgemeiner E-Mail-Client und -Server) und OPS.1.2.2 (Archivierung) verlangen ein Archivierungskonzept mit definierten Fristen. Die DSGVO setzt mit der Speicherbegrenzung die Obergrenze, HGB und AO die Untergrenze der Aufbewahrung. Wer Auto-Expanding aktiviert, sollte dies im Archivierungskonzept festhalten – auch weil die Einstellung nicht rückgängig zu machen ist.

Fazit

Für E5-Tenants mit sehr großen Archiven ist die Erhöhung auf 3 TB eine echte Erleichterung, die ohne Zutun greift. Für alle anderen ändert sich nichts. In beiden Fällen gilt: Archivgrößen beobachten, Aufbewahrungsrichtlinien sauber setzen und Auto-Expanding nur bewusst aktivieren.

Quellen: Microsoft 365 Message Center MC1472592