Backup ist nicht gleich Archiv: Was Windows-Sicherungen leisten und wo ihre Grenzen liegen

Ein externer Datenträger am Rechner, ein aktiviertes OneDrive und das Gefühl, gut abgesichert zu sein. So sieht Datensicherung in vielen Haushalten und kleinen Büros aus. Das funktioniert, solange es um eine defekte Festplatte, einen versehentlich gelöschten Ordner oder einen Verschlüsselungstrojaner geht. Sobald aber Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine betroffen sind, reicht diese Logik nicht mehr aus. Für geschäftliche Unterlagen gelten gesetzliche Vorgaben, die eine einfache Kopie nicht erfüllt. Seit dem Support-Ende von Windows 10 im Oktober 2025 steht außerdem bei vielen der Umzug auf Windows 11 an, und mit ihm das Aufräumen alter Datenbestände. Ein guter Anlass, um zu klären, was Windows-Sicherungen leisten und wo sie aufhören.

Sicherung und Archiv sind zwei verschiedene Aufgaben

Ein Backup dient der Wiederherstellung. Es hält den Stand von Dateien zu einem bestimmten Zeitpunkt fest, damit nach einem Defekt oder Fehler der Betrieb weiterlaufen kann. Ältere Sicherungsstände werden meist überschrieben oder gelöscht, sobald neuere vorliegen. Ein Archiv verfolgt das gegenteilige Ziel. Es bewahrt Dokumente über Jahre unverändert auf und hält sie jederzeit auffindbar.

Für Belege, Verträge und Geschäftskorrespondenz, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, braucht es deshalb eine Archivierungssoftware, die Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Änderungsprotokolle automatisch verwaltet. Die Vorgaben sind klar geregelt. Nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung gelten für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre und für Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die GoBD verlangen zudem, dass elektronische Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar vorliegen und während der gesamten Frist maschinell auswertbar bleiben.

Was die Bordmittel von Windows leisten

Windows bringt mehrere Werkzeuge mit, die jeweils einen eigenen Zweck erfüllen. Die Windows-Sicherung in Windows 11 überträgt Ordner wie Desktop, Dokumente und Bilder, dazu Einstellungen und eine Liste installierter Apps, in den Cloudspeicher von OneDrive. Nach einem Geräteumzug lässt sich so die gewohnte Umgebung schnell wiederherstellen.

Der Dateiversionsverlauf legt in regelmäßigen Abständen Kopien persönlicher Dateien auf einem externen Laufwerk ab. Nutzer können damit auf frühere Versionen eines Dokuments zugreifen, etwa wenn eine Datei versehentlich überschrieben wurde. Ein Systemabbild sichert dagegen die komplette Partition samt Betriebssystem und Programmen. Das hilft bei einem Totalausfall, ist aber kein Werkzeug für einzelne Dokumente.

OneDrive ergänzt das Ganze um einen Papierkorb. Gelöschte Dateien bleiben dort bei privaten Konten 30 Tage erhalten. Danach sind sie weg.

Wo die Grenzen liegen

Alle genannten Werkzeuge schützen vor Datenverlust, nicht vor Veränderung. Eine Datei in einem Backup lässt sich jederzeit öffnen, bearbeiten, überschreiben oder löschen, ohne dass dies nachvollziehbar protokolliert wird. Genau das widerspricht dem Grundsatz der Unveränderbarkeit, den steuerrelevante Unterlagen erfüllen müssen.

Weitere Schwächen im Überblick:

• Es gibt keine automatische Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und damit auch keine geregelte Löschung nach Fristablauf, die etwa Art. 17 der DSGVO bei personenbezogenen Daten verlangt.
• Eine Volltextsuche oder Indexierung nach Belegnummer, Absender oder Datum fehlt in der Regel.
• Dauerhaft angeschlossene Laufwerke und synchronisierte Cloudordner können bei einem Ransomware-Angriff mitverschlüsselt werden.
• Eine Verfahrensdokumentation, wie sie die GoBD für den Umgang mit digitalen Belegen fordern, liefert keines der Windows-Werkzeuge.

Für die reine Datensicherung gilt als Faustregel die 3-2-1-Regel. Drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, davon eine an einem anderen Ort. Sie erhöht die Ausfallsicherheit, macht aus einem Backup aber noch kein Archiv.

So gelingt die saubere Trennung

Zuallererst sollte sich jeder ein Bild vom eigenen Datenbestand machen. Auf eine Liste kommen alle Dokumente, die gesetzlich aufzubewahren sind, alles andere wie Fotos, Skizzen oder private Dateien verschwindet in die normale Sicherung. Gerade beim Umstieg auf Windows 11 lässt sich der alte Datenbestand ja sowieso einmal durchmustern.

Dann folgen zwei getrennte Wege. Für den laufenden Betrieb richtet man sich eine Sicherung nach der 3-2-1-Regel ein und schaut mindestens einmal im Jahr nach, ob sich die Daten tatsächlich wiederherstellen lassen. Für die Pflichtunterlagen dagegen wird ein revisionssicheres Archiv aufgebaut, in dem Fristen, Zugriffe und Änderungen dokumentiert sind. Wer seine Unterlagen bisher nur auf einer externen Festplatte hat, sollte diesen Schritt nicht auf die Betriebsprüfung warten lassen.

Das heißt konkret: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen zusammentragen, ein geeignetes Archivsystem auswählen, eine kurze Verfahrensdokumentation anlegen und die Sicherung davon getrennt aufbewahren.