Stellar Repair for Outlook im Praxistest: Was taugt der PST-Reparateur wirklich?

Wer lange genug Outlook-Umgebungen betreut, kennt den Moment: scanpst.exe läuft zum vierten Mal durch, meldet jedes Mal neue Fehler, und die Archiv-PST des Geschäftsführers ist immer noch nicht zu öffnen. Ich habe mir Stellar Repair for Outlook in der aktuellen Version 14 angesehen und bin mit gemischten, unterm Strich aber positiven Eindrücken rausgegangen.

Vorab zur Einordnung: Ich bekomme für diesen Artikel kein Geld von Stellar, und die Software habe ich mir mit dem regulären Testdownload selbst geholt. Was hier steht, ist meine Sicht als jemand, der bei rund 400 Kundendomänen regelmäßig mit kaputten Outlook-Datendateien zu tun hat.

Warum scanpst.exe irgendwann nicht mehr reicht

Das Bordwerkzeug von Microsoft ist nicht schlecht, es ist nur alt. Das Posteingangsreparaturtool stammt konzeptionell noch aus der Zeit, als PST-Dateien 2 GB groß werden durften und mehr nicht. Bei modernen Unicode-PSTs mit 20, 30 oder 50 GB passiert in der Praxis regelmäßig eines von drei Dingen: scanpst friert ein, bricht mit einem nichtssagenden Fehler ab oder es „repariert“ die Datei, indem es alles wegwirft, was es nicht lesen kann. Letzteres ist das eigentliche Problem. Der Anwender freut sich, dass Outlook wieder startet, und merkt drei Wochen später, dass das komplette Jahr 2021 im Archiv fehlt.

Genau in diese Lücke stoßen Drittanbieter wie Stellar. Und die Frage ist nicht, ob so ein Tool grundsätzlich mehr kann als scanpst, sondern ob es das zuverlässig genug tut, um dafür Geld auszugeben.

Installation und erster Eindruck

Der Download ist ein knapp 250 MB großes Setup, das nur auf 64-Bit-Windows läuft (Windows 8 bis 11, interessanterweise auch nativ auf Snapdragon-Geräten). Was man wissen muss: Outlook muss auf dem Rechner installiert sein. Das Tool nutzt die MAPI-Schicht von Outlook, um die reparierte PST am Ende zu schreiben. Auf einem nackten Admin-PC ohne Office kommt man also nicht weit. Ich habe die Software deshalb auf einer Technikerkiste mit Outlook 2021 laufen lassen, was für den MSP-Alltag ohnehin die realistischere Konstellation ist.

Die Oberfläche ist eine typische Assistenten-Oberfläche: PST auswählen (oder das Tool suchen lassen), Scan starten, Ergebnis ansehen, speichern. Wer die Office-Optik der letzten zehn Jahre kennt, findet sich sofort zurecht. Keine Einstellungsorgie vorab, was ich bei einem Rettungswerkzeug ausdrücklich gut finde.

Der Scan: Was das Tool findet

Nach dem Scan bekommt man die komplette Ordnerstruktur der PST als Baum angezeigt, inklusive Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Die Vorschau zeigt den Mailtext und die Anhänge an, man kann also vorher prüfen, ob die Inhalte wirklich brauchbar sind oder nur die Betreffzeilen. Das ist der Punkt, an dem sich ein Reparaturtool von einem Datei-Aufräumer unterscheidet.

Gelöschte Elemente werden im Baum rot markiert. Das klingt nach Kleinigkeit, ist im Support-Alltag aber Gold wert: Wenn ein Anwender behauptet, „die Mail war nie da“, kann man ihm zeigen, wann sie gelöscht wurde. Und wer die gelöschten Elemente nicht wiederhaben möchte, filtert sie beim Speichern einfach weg.

Sehr praktisch ist die Möglichkeit, den Scanstand in einer DAT-Datei zu sichern. Bei einer 30-GB-PST läuft der Scan nun mal eine Weile, und wenn dann der Kunde anruft und die Kiste für was anderes braucht, muss man nicht bei null anfangen. Ich hätte mir so etwas bei scanpst schon vor fünfzehn Jahren gewünscht.

Speichern und Exportieren

Beim Speichern hat man die Wahl zwischen PST, MSG, EML, RTF, HTML und PDF. Die PDF-Option klingt zunächst nach Spielerei, ist aber für Beweissicherung und Archivanfragen tatsächlich nützlich. Außerdem lässt sich nach Absender, Datumsbereich und Ordnern filtern, sodass man nicht zwangsläufig die ganze Datei wieder ausrollt.

Die Technician-Edition kann darüber hinaus eine reparierte PST teilen und verdichten, sowie direkt in ein Microsoft-365-Postfach oder auf einen Exchange-Server exportieren. Für den Fall „Kunde wechselt gerade in die Cloud und das alte Archiv ist kaputt“ spart das einen kompletten Zwischenschritt.

PST-Repair Online-Service

Stellar bietet auch einen Online-Service an.

Was mich stört

Ein paar Dinge muss man klar benennen. Erstens: Die Testversion scannt und zeigt an, speichert aber nichts. Das ist bei dieser Softwarekategorie üblich, ärgert aber trotzdem, wenn man nach zwei Stunden Scan feststellt, dass die Datei zu retten wäre und man jetzt erst die Kreditkarte zückt. Zweitens: Die Preisdarstellung auf der Website mit durchgestrichenen Beträgen und dauerhaftem „Rabatt“ ist Marketing der alten Schule. Die 499 Euro für das Toolkit hat vermutlich nie jemand bezahlt. Drittens: Der Downloadlink wird bei manchen Wegen nur nach Eingabe der E-Mail-Adresse verschickt. Wer das nicht mag, nimmt den direkten EXE-Link auf der Produktseite.

Und noch etwas: Die Marketingtexte versprechen „100 % Integrität“. Das kann kein Reparaturtool der Welt garantieren. Wenn Sektoren auf der Platte physisch weg sind, sind die Daten weg. Das Tool holt raus, was strukturell noch da ist, und das macht es nach meinem Eindruck ordentlich. Mehr sollte man nicht erwarten, weniger aber auch nicht.

Pro und Contra

Mein Fazit

Stellar Repair for Outlook ist kein Wundermittel, aber ein solides Werkzeug für den Fall, den scanpst nicht mehr abdeckt. Die Vorschau vor dem Speichern und die Markierung gelöschter Elemente sind die beiden Funktionen, die im Alltag den Unterschied machen. Wer als Dienstleister unterwegs ist, nimmt die Technician-Edition oder gleich das Toolkit und hat damit ein Werkzeug im Koffer, das man vielleicht dreimal im Jahr braucht, dann aber dringend.

Was das Tool nicht ersetzt: eine vernünftige Strategie, PST-Dateien gar nicht erst so groß werden zu lassen. Wer heute noch 30-GB-Archive auf Notebooks herumträgt, hat ein Prozessproblem, kein Softwareproblem. Aber das ist ein Thema für einen anderen Artikel.