Wer ein eigenes Business führt, kennt es mit Sicherheit: Es ist nicht immer einfach, Privates und Berufliches zu trennen. Unternehmen tun immer gut daran, eine professionelle Email für ihre Geschäftskontakte zu nutzen. Hierunter können sich alle Firmenkunden einheitlich melden. Sobald Privates und Business ineinander übergehen, wird es meist unübersichtlich. Außerdem garantiert nur eine professionelle Mail maximale Datensicherheit.
Sicherheit über Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nutzen
Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung jeder Mail ist ein besonders wichtiges Feature einer Business-Email. Durch eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird sichergestellt, dass sensible Daten und private Unterhaltungen wirklich privat bleiben. Nicht einmal der Anbieter der Business-Mail selbst kann auf empfangene Daten zugreifen.
Bei klassischen Email-Anbietern ist das meist anders. Viele scannen den Inhalt der empfangenen Mails und nutzen die Informationen, um mit der Zeit ein detailliertes Profi jedes Nutzers zu erstellen. Das Nutzungsverhalten kann auf diese Weise recht genau überwacht werden. Nur bei Anbietern mit einer Null-Zugriff-Verschlüsselung findet keinerlei Datensammlung statt. Durch die Verschlüsselung wird sichergestellt, dass nur der Nutzer selbst die eingehenden Mails samt Inhalten und Anhängen ansehen kann. Das ist besonders für sensible Firmendaten und Kundendaten besonders wichtig. Denn wenn diese in die falschen Hände geraten, kann der Schaden groß sein.
Weitere Vorteile einer Business-Email
Eine Business-Email schützt aktiv vor möglichen Cyber- oder Phishing-Angriffen. Da diese die letzten Jahre stetig steigen und die Angreifer immer bessere Methoden entwickeln, ist dies ein wichtiger Sicherheitsfaktor.
Die meisten Business-Mail-Programme sind Open Source, was bedeutet, dass sie quelloffen vorliegen. Auf diese Weise kann jeder den vorhandenen Quellcode einsehen und auf die behauptete Sicherheit hin überprüfen. Regelmäßige Audits, durchgeführt von Drittanbietern, überprüfen das Sicherheitsmodell und stellen sicher, dass Kundendaten geschützt bleiben.
Neben Sicherheitsvorteilen bringen Business-Mails auch große Vorteile in der Kommunikation mit sich. Es gibt die Möglichkeit, Chats für diverse Gruppen einzurichten – etwa eine für die Marketingabteilung, eine für die Abrechnung und eine für die IT. Hier können fachspezifische Fragen schnell, effizient und gleichzeitig sicher geklärt werden. Eine Kommunikation über Messenger-Dienste wie WhatsApp ist hingegen nicht entsprechend gesichert.
Über einen Terminkalender, der unternehmensübergreifend und für einzelne Teammitglieder in unterschiedlichen Abteilungen freigeschaltet werden kann, lassen sich Termine schnell und einfach organisieren. Jeder Kollege mit Berechtigung kann hier Terminanfragen und Meetings in den Kalender eintragen, die dann von den anderen Teammitgliedern eingesehen werden können. Auch ein Arbeiten in Echtzeit über Textbearbeitungsprogramme oder Tabellen ist möglich.
Tipps für Neugründungen
Wer ein neues Business gründet, sollte zeitnah eine geschäftliche Mailadresse erstellen – vor allem aus Verwaltungs- und Sicherheitsgründen. Professionelle Mailprogramme bringen ein gutes Sicherheitsmodell mit und funktionieren auch mit anderen Email-Clients, wie Outlook, Apple Mail oder Thunderbird. Wer etwa seinen Outlook-Account mit einem professionellen Mail-Account verknüpft, kann weiterhin die gewohnte Benutzeroberfläche verwenden, während er die Vorzüge des Business-Mailprogramms nutzt. Alle möglicherweise bereits vorhandenen E-Mailadressen können mit einer Easy Switch-Funktion auf das Business-Mailprogramm übertragen werden.
Mit einer eigenen Domain für das Unternehmen lassen sich im Handumdrehen professionelle E-Mail-Adressen für verschiedene Teammitglieder erstellen – sodass der Business-Zusammenhang für Kunden klar ersichtlich ist. Über einen zentralen Admin-Bereich sind die verschiedenen Nutzer leicht zu steuern. Es ist möglich als Admin für jeden einzelnen Berechtigungen anzupassen, individuellen Speicherplatz zuzuweisen und weitere Einstellungen nach Bedarf festzulegen. So bleiben Teams flexibel.