Sind Sie auf der Suche nach einem Tool, um den Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation effektiv zu verwalten?

Qualifizierte elektronische Siegel beschleunigen nicht nur die Arbeit von Unternehmen, sondern erleichtern auch die Verwaltungsprozesse von staatlichen Institutionen, Gesundheitseinrichtungen oder Bildungseinrichtungen. Überall dort, wo der digitale Dokumenten-Workflow eine Schlüsselrolle spielt, sorgen sie für eine schnellere und komfortablere Arbeitsweise und Datensicherheit.

Qualifiziertes elektronisches Siegel und europäische Vorschriften

Gemäß der eIDAS-Verordnung, die einen Rahmen für die digitale Identität und digitale Authentifizierung in allen Ländern der Europäischen Union festlegt, bezeichnet ein elektronisches Siegel Daten in elektronischer Form, die mit anderen digitalen Daten verbunden oder logisch verknüpft sind. Sein Hauptzweck besteht darin, zu bestätigen, dass das Dokument von einer juristischen Person ausgestellt wurde, um die Echtheit des Ursprungs und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten.

Ein qualifiziertes elektronisches Siegel muss:

mit einem qualifizierten Siegelerstellungsgerät (QSCD) eingereicht werden,
auf einem qualifizierten elektronischen Siegelzertifikat basieren.

Darüber hinaus hat ein qualifiziertes Siegel auf der Grundlage eines in Deutschland ausgestellten Zertifikats nach den einheitlichen Vorschriften in der gesamten Europäischen Union Rechtskraft. Sie kann zur Bestätigung von Bestellungen, Rechnungen und Krankenhauspatientenakten verwendet werden, um sicherzustellen, dass sich die Daten seit ihrer Auferlegung nicht geändert haben. Es automatisiert effektiv Geschäftsprozesse in DMS- (Document Management System) oder ERP- (Enterprise Resource Planning) Systemen auch auf internationaler Ebene.

Was sind die Vorteile der Verwendung eines elektronischen Siegels?

Digitale Methoden des Dokumentenmanagements sind heutzutage eine Notwendigkeit, und der Datenschutz ist die wichtigste Herausforderung. Ob internationale Zusammenarbeit oder ökologische Aspekte — das elektronische Siegel beschleunigt den Digitalisierungsprozess erheblich. Stellen Sie sich vor, Sie könnten auf das physische Drucken, Scannen und Archivieren von Dokumenten verzichten. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Kosten und Papierverbrauch.

Darüber hinaus wird jeder Versuch, die Daten zu ändern, schnell erkannt und die Dokumente sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dies ist besonders wichtig in Branchen, in denen Datenfälschungen schwerwiegende Folgen haben können, wie im Gesundheitswesen, im Rechtssektor oder im Finanz- und Versicherungswesen. Das eIDAS-konforme Siegel basiert auf fortschrittlichen kryptografischen Technologien und Zertifikaten, die ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleisten.

Dokumente automatisch und in großen Mengen versiegeln

Eine der herausragenden Lösungen unter den elektronischen Siegeln ist das SIGNIUS-Siegel, das eine Massenmarkierung von Dokumenten ermöglicht. Versiegeln Sie Tausende von Rechnungen oder Verträgen? Jetzt können Sie sie innerhalb einer Stunde markieren und darüber hinaus vollautomatisch ausführen. Darüber hinaus ist es sehr einfach. Nach der Implementierung und Integration laden Sie einfach eine Reihe von Dokumenten hoch und beginnen mit der Versiegelung.

SIGNIUS bietet jedoch eine umfassende Lösung, die viel mehr als nur ein qualifiziertes elektronisches Siegel beinhaltet. Was ist in diesem Paket noch enthalten?

QSCD-Einrichtung
Zeitstempel
Versiegelungsserver-Integration
Schulung zukünftiger Nutzer
Wartung und Support

Daten sind heutzutage eine der wertvollsten Ressourcen. Besuchen Sie SIGNIUS und erfahren Sie, wie Sie sie sicher verwalten können!

Gewinnen Sie wertvolle Zeit mit einer digitalen Signatur

In modernen Geschäftsprozessen zählt jede Sekunde. In diesem Zusammenhang sind traditionelle Methoden der Unterzeichnung von Dokumenten zu ineffektiv und zu zeitaufwendig. Wertvolle Minuten gehen beim Pendeln, Versenden von Dokumenten, Drucken oder Scannen verloren. Mit Hilfe einer digitalen Signatur können Sie Dokumente vollständig aus der Ferne verwalten — das spart Zeit und Energie.

Online-Plattform zur elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten

Wie kann eine Online-Plattform für Remote-Signaturen Geschäftsprozesse beschleunigen? Wir werden dies am Beispiel der SIGNIUS-Plattform erläutern. Es ist eine moderne Lösung, die es Ihnen ermöglicht, ein Dokument schnell zu laden und es autorisierten Personen zur Verfügung zu stellen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Je nach Ihren spezifischen Bedürfnissen können Sie eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine erweiterte Signatur wählen, die auch mit KYC-Identifikation verfügbar ist.

Mit der Bestelloption können alle gleichzeitig oder in einer bestimmten Reihenfolge unterschreiben. Ein 24/7-Zugang hingegen bedeutet, dass jederzeit eine Online-Signatur eingereicht werden kann. Darüber hinaus kann dies mit jedem Gerät erfolgen. Die Plattform ist daher ein unschätzbarer Verbündeter für Unternehmen, die ein Fernarbeitsmodell einführen oder sich auf die internationale Zusammenarbeit konzentrieren.

Wichtig ist, dass die Plattform über die REST-API mit internen Systemen integriert werden kann. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das Erscheinungsbild so anzupassen, dass die Benutzeroberfläche mit der Identität Ihres Unternehmens übereinstimmt. Jedes Unternehmen hat auch seinen eigenen Kommunikationsstil, weshalb Branding auch für Inhalte gelten kann, indem das Mailing aus der Plattform auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten wird. Auf Wunsch des Kunden werden auch zusätzliche Funktionen eingeführt.

Große Unternehmen können sich für SIGNIUS Enterprise entscheiden, eine Serverlösung, die sowohl elektronische Signaturen als auch ein qualifiziertes Siegel umfasst. Es kann lokal, d. h. vor Ort, implementiert werden, was Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Daten und Unabhängigkeit bei der Verwaltung gibt. Daher funktioniert es nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch in der Finanz-, Versicherungs- oder Staatsverwaltung. Überall dort, wo höchste Datensicherheit gefordert ist.

Eine Lösung für kleine und mittlere Unternehmen

Ist die Plattform zur elektronischen Signatur von Dokumenten auch eine Lösung für kleine Unternehmen? Man könnte sogar sagen, dass vor allem kleine und mittlere Unternehmen an diesem Instrument interessiert sein sollten. Wo Mitarbeiter oft viele verschiedene Rollen übernehmen, kann eine elektronische Signatur Geschäftsprozesse erheblich beschleunigen, Betriebskosten senken und ein Feld für neue Aktivitäten schaffen. Daher ist es der Schlüssel zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit.

So ist beispielsweise das Self-Service-Portal für elektronische Signaturen SIGNIUS Professional eine Lösung für kleine und mittlere Unternehmen und einzelne Benutzer. Sie wird in der Cloud (SaaS – Software as a Service) implementiert, d.h. vom Anbieter gehostet und verwaltet. Es ermöglicht Ihnen, Dokumente mit qualifizierten und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen in weniger als einer Minute zu unterzeichnen. Es bietet auch ein Höchstmaß an Sicherheit durch die Integration mit Unternehmens-, nationalen und europäischen Identitätsanbietern.

SIGNIUS.DE betreut seit Jahren Unternehmen jeder Größe — vom Freiberufler bis zum Großkonzern, dank dem es die Bedürfnisse des Mittelstandes perfekt versteht. Wenden Sie sich an professionelle Berater, wählen Sie mit deren Hilfe die vorteilhafteste Lösung und gewinnen Sie heute wertvolle Zeit.

Gesponserter Artikel Freitag 6th Juni 2025