Office 365 – Outlook Löschmethoden

Ich versuche mal kurz zu erklären, welche Löschmethoden es gibt und welche Auswirkungen dahinter stehen.

Standard-Mail-Löschung:

Wenn wir in Outlook eine E-Mail mit der Taste (Entf) löschen, wir diese in den Ordner “Gelöschte Elemente” (Papierkorb) verschoben. Dort verbleibt das gelöschte Objekt für immer.

Soft-Delete:

Wenn wir in Outlook eine E-Mail mit der Tastenkombination (Umschalt + Entf) löschen, landet diese in den verstecken System Ordner Deletion (Ordner für wiederherstellbare Elemente). Dort verbleibt die E-Mail normalerweise 14 Tage, je nachdem wie die Aufbewahrungssrichtlinien (z.B. DSGVO) konfiguriert wurden. Der User kann die E-Mail, so lange wie sie Vorgehalten wird, selbst wiederherstellen.

Hard-Delete:

Ist eine Löschkombination aus dem normalen Löschen mit der Taste (Entf), und dem nachträglichen Löschen der E-Mail aus dem Ordner Gelöschte Elemente mit der Tastenkombination (Umschalt + Entf). Wenn die E-Mail jetzt noch aus dem Wiederherstellungsspeicher (Deletion) gelöscht wird, bekommt die E-Mail das Flag Hard-Deleted und wird in den nicht sichtbaren System Unterordner Purges (Säuberung) verschoben. In der Regel verbleibt die E-Mail hier noch 14 Tage bevor sie endgültig gelöscht wird. Sollten die Optionen Litigation-Hold oder eDiscovery & Hold (Beweissicherungsverfahren) aktiviert worden sein, gelten hier ganz andere Regeln.

Das bedeutet im Detail, das die Ordner Posteingang und Gelöschte Objekte zu der Kategorie Standard Mailbox Ordner gehören und die Ordner Deletion sowie Purges zu der Kategorie Wiederherstellbare Ordner gehören. Der User hat Zugriff die Ordner Posteingang, Gelöschte Objekte und dem Ordner Deletions (Soft-Delete).

Auf den Ordner Purges hat nur der Administrator Zugriff.

Office 365 E-Mails wiederherstellen – Exchange Online Email recovery