Für Unternehmen werden automatisierte Workflows zunehmend wichtiger. Laut einigen Experten gehören sie gar zu den wichtigsten Hebeln, wenn es heutzutage um die Effizienzsteigerung geht. Im Fokus stehen dabei insbesondere definierte, sowie digital gesteuerte Prozessabläufe, die dafür sorgen, dass wiederkehrende Aufgaben ausgeführt werden, ohne dass Mitarbeiter eingreifen müssen. Dass diese tatsächlich einen Mehrwert haben, lässt sich durch Studien belegen. Diese kommen zu dem Schluss, dass sich die Produktivität durch die Automatisierung von Workflows um bis zu 20 Prozent steigern lässt. Entsprechend verwundert es auch nicht, dass mittlerweile vier von fünf Unternehmen angeben, Automatisierungen als wertvollen Faktor mit Blick auf die Wettbewerbsfähigkeit zu sehen.
Warum automatisierte Workflows so effektiv sind
Der wohl größte Vorteil bezüglich des Effizienzgewinns basiert auf der Reduktion manueller, sich wiederholender Tätigkeiten und Aufgaben. Prozesse wie Datenübertragungen, Freigaben oder Reportings laufen automatisiert schneller und fehlerärmer ab. Statistische Erhebungen zeigen dabei besonders drei Bereiche, in denen Unternehmen ihre Effizienz maßgeblich steigern können:
– Zeitersparnis, da Routineaufgaben entfallen oder signifikant verkürzt werden
– Fehlerreduktion durch automatisierte Abläufe, die menschliche Fehler umgehen
– bessere Skalierbarkeit, da sich Prozesse erweitern lassen, ohne dass der Personalaufwand dabei steigt
Auch die Bürokratiekosten werden vor diesem Hintergrund immer wichtiger. Denn allein in Deutschland lagen die jährlichen Ausgaben für administrative Prozesse zuletzt bei 67 Milliarden Euro. Etwaige Kosten lassen sich künftig senken, indem dokumentationsintensive Abläufe effizienter gestaltet werden.
Optionen im Alltag: Automatisierung durch spezialisierte Anbieter
Für einen Großteil der Unternehmen stellt sich heutzutage die Frage, auf Basis welcher Expertise sie ihre Workflows automatisieren sollen. Schließlich ist es kostspielig, eigene Angestellte für diesen Bereich zu verpflichten. Eine spezialisierte, externe KI-Agentur ist daher oftmals die logische Wahl. Etwaige Agenturen unterstützen Unternehmen bei der Analyse, der Konzeptionierung sowie der Umsetzung automatisierter Prozesse. Dabei werden zumeist Technologien wie künstliche Intelligenz, Cloud-Systeme und Datenanalyse kombiniert, um individuelle und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.
Größte Vorteile der externen Unterstützung sind primär die Geschwindigkeit sowie die Qualität der Umsetzung. Wie wichtig dies ist, wird durch Studien untermauert. So kommen diese zu dem Schluss, dass viele Unternehmen zwar längst auf Automatisierungstechnologien setzen, doch oftmals mit der effizienten Umsetzung hadern.
Drei zentrale Erfolgsfaktoren für effiziente Workflows
Damit die Umsetzung vollumfänglich gelingt, sollten Unternehmen auf drei wesentliche Aspekte achten. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Automatisierung zwar erfolgt, jedoch nicht zu besseren Ergebnissen führt. Besonders wichtig sind dabei:
– Unstrukturierte Prozesse lassen sich nicht effizient automatisieren, weshalb eine saubere Analyse essenziell ist
– Einzelne automatisierte Schritte bringen weniger Nutzen als durchgängige Prozessketten
– Automatisierungen ersetzen Menschen nicht vollständig, sondern verschieben den Fokus auf Kontrolle, Optimierung sowie strategische Aufgaben
Nur, wenn diese Punkte minutiös beachtet werden, können Unternehmen langfristig und effektiv von der Umsetzung profitieren.